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Informations intéressantes sur les systèmes d'enregistrement temporel

  • QU'est-ce que les systèmes d'enregistrement de temps ?

  • Comment fonctionne l'enregistrement du temps et le contrôle d'accès ?

  • Avantages de la saisie électronique du temps et du contrôle d'accès

  • Notre Conseil pratique : réaliser l'enregistrement temporel des mini-jobobens conformément à la droite

  • Programmation simple du logiciel d'enregistrement temporel

  • FAQ - questions fréquemment posées sur les systèmes d'enregistrement et de contrôle d'accès

QU'est-ce que les systèmes d'enregistrement de temps ?

Les systèmes de saisie de temps servent à consigner les heures de travail du personnel, par exemple pour établir un décompte des prestations effectuées pendant cette période. Ce qui était autrefois l'horloge du tampon est aujourd'hui un appareil d'enregistrement électronique avec un capteur et un logiciel d'enregistrement de temps.

En revanche, un système de contrôle d'accès veille à ce que seules les personnes qui remplissent les conditions d'entrée préalablement définies aient accès à une zone. De cette manière, il est garanti qu'aucune personne non autorisée n'interfère avec le fonctionnement ou ne risque pas de le faire. En pratique, il n'est pas rare que les systèmes d'enregistrement et de contrôle d'accès soient combinés et gérés par le même système.

Systèmes d'enregistrement horaire
 

Comment fonctionne l'enregistrement du temps et le contrôle d'accès ?

Systèmes d'enregistrement horaire

Les systèmes modernes qui permettent de consigner les heures de travail des employés et de gérer les accès fonctionnent avec une carte à puce ou un transpondeur et un lecteur. La technologie RFID (radio Frequency identification) assure la communication sans fil en champ proche entre les appareils et envoie un code à l'aide des ondes radio. Celui-ci est reçu par le capteur dans le lecteur et déclenche une action spécifique, par exemple le démarrage de l'enregistrement de l'heure et/ou l'ouverture d'une porte. Le tout est commandé par un logiciel d'enregistrement de temps central qui permet une manipulation simple et rapide. L'enregistrement du temps s'arrête dès que l'employé maintient la puce sur un lecteur.

La programmation de la carte transpondeur ou de la carte à puce s'effectue via un logiciel central. Si des puces doivent être reprogrammées, par exemple pour permettre à l'employé ou à l'employé d'accéder à de nouvelles zones, cela se fait en quelques minutes via le logiciel. En cas de perte de la puce, il se verrouillent en quelques clics pour empêcher les personnes non autorisées d'accéder au bâtiment. Dans ce cas, il était parfois nécessaire de remplacer des cylindres de fermeture sur les portes et de répartir de nouvelles clés.

Les solutions modernes se composent généralement d'un lecteur fixe, situé par exemple à l'entrée principale ou personnelle de l'entreprise. Les employés reçoivent un petit transpondeur ou une carte pratique, qui contient une puce programmable, qui est alimentée avec les informations du nouveau propriétaire et qui envoie via RFID. Dès que les employés entrent dans le bâtiment, ils tiennent brièvement la carte à puce ou le transpondeur sur le lecteur, attendent un signal audio court ou un message d'état sur l'écran et sont ensuite enregistrés.

 

Avantages de la saisie électronique du temps et du contrôle d'accès

Systèmes d'enregistrement horaire

À partir de ce moment, l'horloge tite et enregistre la présence de l'employé en quelques secondes, jusqu'à ce que le transpondeur ou la carte à puce soit maintenu à nouveau sur le lecteur. Si d'autres appareils sont montés sur des salles de pause ou d'autres sorties, il est possible de consigner les temps de pause. C'est un avantage pour la preuve au législateur, ainsi que pour l'employeur lui-même Cela permet de s'assurer que les employés respectent les temps de pause (légaux).

Il peut parfois être à l'occasion de créer un système de saisie de temps dans les entreprises. Il est possible que la crainte d'être « surveillée » après la mise en œuvre d'un tel système par l'employeur soit large. En fait, une saisie de temps professionnelle peut apporter de nombreux avantages pour les deux parties. Par exemple, le travailleur conserve un aperçu du nombre exact d'heures travaillées et, le cas échéant, des heures supplémentaires ainsi que des jours de congé et de maladie.

En outre, il est possible et parfois utile de relier entre eux la saisie du temps et le contrôle d'accès. Ainsi, les employés font deux pas en même temps : d'une part, ils commencent la saisie du temps et, d'autre part, ils se donnent accès à leur lieu de travail. Les autorisations d'accès peuvent être définies précisément pour des zones individuelles afin de s'assurer que seul un personnel autorisé a accès à des locaux ou des étages spécifiques. Comme la programmation s'effectue via un logiciel, les modifications spontanées peuvent être effectuées rapidement et facilement. Cela signifie également que les puces RFID peuvent être attribuées aux visiteurs qui peuvent être limités dans le temps. Si le visiteur n'a pas émis la carte ou la petite puce, cette situation ne présente aucun risque pour la sécurité.

 

Notre Conseil pratique : réaliser l'enregistrement temporel des mini-jobobens conformément à la droite

Depuis le premier janvier 2015, il y a un salaire minimum légal en Allemagne. Cela signifie une saisie précise et fiable du temps, en particulier pour les travailleurs peu employés (« minijobber »), afin de respecter la limite de 450 euros ou le salaire horaire prescrit. En outre, l'employeur est tenu de documenter le début, la fin et la durée du temps de travail quotidien. Grâce à un système moderne de saisie de temps, ces tâches sont enregistrées de manière fiable et sans effort, conformément aux exigences du législateur.
 

 

Programmation simple du logiciel d'enregistrement temporel

Une saisie électronique moderne de l'heure offre bien plus que la simple saisie de l'heure de travail. Avec leur aide, les différentes étapes de travail peuvent être enregistrées lorsqu'il s'agit par exemple d'évaluer des projets concrets. Les données collectées et donc l'avancement du projet peuvent être observées à tout moment et même en temps réel. Ces informations sont utiles lorsqu'il s'agit de communiquer au responsable ou au client des informations sur l'état actuel du projet. Mais il y a également un avantage à la facturation lors de la réalisation du projet : les heures peuvent être transférées directement et avec peu d'effort dans les calculs, ce qui garantit une plus grande transparence. Ainsi, le maître d'ouvrage voit quelles tâches ont été dépensées la plupart du temps et peut mieux comprendre le travail du projet. Pour les cadres supérieurs et les participants au projet, le temps de prise de vue donne des leçons d'expérience pour les projets futurs.
 

 

FAQ - questions fréquemment posées sur les systèmes d'enregistrement et de contrôle d'accès

Systèmes d'enregistrement horaire

De nombreux transpondeurs peuvent être utilisés sur un système.

Existe-t-il d'autres possibilités de saisie électronique du temps et de contrôle d'accès ?
Il n'y a plus que des systèmes d'enregistrement de temps électroniques et des contrôles d'accès avec transpondeur RFID ou carte à puce. La technologie NFC (Near Field communication) basée sur la RFID permet même l'utilisation de votre propre smartphone. Si une puce NFC est intégrée dans le smartphone, elle peut être utilisée pour l'enregistrement électronique du temps et la détection d'accès. Pour cela, tous les employés doivent posséder un appareil adapté à ce type d'enregistrement de temps mobile, par exemple un smartphone utilisé dans le service.


Les systèmes de saisie de temps sont-ils également utiles pour les petites entreprises ?
Les systèmes d'enregistrement et de contrôle d'accès sont utiles non seulement pour les grandes entreprises, mais également pour les petites entreprises. Ils veillent à ce que chaque employé puisse enregistrer son temps de travail de manière fiable, tandis que l'employeur conserve toujours l'aperçu. La protection des zones sensibles au sein de l'entreprise est également assurée, car les accès peuvent être programmés de manière flexible et souple. La saisie moderne du temps de travail n'est pas coûteuse et peut même économiser de l'argent, car le service des ressources humaines n'a plus besoin de se battre longtemps avec l'évaluation des horaires.

 
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