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Des informations intéressantes sur les déchiqueteurs de documents
Pourquoi les documents doivent-ils être éliminés dans le destructeur de documents ?
Réglementations importantes pour les entreprises : DIN 66399, DSGBO, BDSG, délais de conservation
Quels documents doivent être déchirés ?
Destructeur de documents : was important?
Entretien : faut-il huiler les déchiqueuses ?
Pourquoi les documents doivent-ils être éliminés dans le destructeur de documents ?
Les documents contenant des données sensibles, confidentielles ou propres à la société doivent être déchirés avec le destructeur pour une raison simple : abus de données. QU'il s'agisse de la carte de crédit personnelle, des données de client ou des dossiers fiscaux, les noms complets, les données de naissance, les signatures et les données de compte invitent les criminels à la collecte de données. Cela permet de gagner beaucoup d'argent. Dans le secteur privé, il est possible de ranger des comptes, d'utiliser l'adresse e-mail pour le courrier indésirable ou d'abuser de votre identité. Dans l'environnement commercial, cela peut entraîner une atteinte à la réputation, une perte de clients ou un dommage financier.
Règles importantes pour les entreprises
Les particuliers peuvent décider eux-mêmes de détruire des CD contenant des données importantes, des DVD, des cartes de crédit ou des documents de contrôle à l'aide d'un destructeur de documents. Il est toutefois recommandé de protéger les données personnelles.
Une autre situation juridique s'applique aux entreprises. Vous êtes tenu de détruire certains documents. Les règles suivantes sont à la base de cette obligation:
DIN 66399
La norme DIN 66399 fournit aux entreprises un cadre précis pour les documents devant être présentés dans les déchiquetés papier. Toutefois, la procédure de non-conformité doit rester dans un cadre raisonnable en termes de coûts et de main-d'œuvre. La classification des données en classes de protection et niveaux de sécurité, telle que définie dans la norme, est utile.
Classes de protection et niveaux de sécurité selon DIN 66399
Tout d'abord, les documents sont classés à l'aide des trois classes de protection. Les niveaux de sécurité définissent le type de documentation et les efforts nécessaires pour sa reconstruction.
Besoin de protection normal pour les données internes. La transmission ou la communication non autorisée aurait un impact négatif limité sur l'entreprise. Comprend le niveau de sécurité 1 à 3.
Besoin de protection élevé pour les données sensibles. La transmission ou la communication non autorisée aurait des conséquences importantes pour la société et pourrait être contraire aux obligations contractuelles ou aux lois. Comprend le niveau de sécurité 3 à 5.
Très besoin de protection pour des données particulièrement confidentielles et secrètes. Une communication ou une communication non autorisée aurait des conséquences graves pour l'entreprise et/ou serait contraire aux secrets professionnels, aux traités et aux lois. Comprend le niveau de sécurité 4 à 7.
| Classe de protection | nombre paliers de sécurité | Utilisation | Reproduction possible des données | Type de coupe |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 1 | Recommandé pour les supports de données à contenu général, par ex. les documents privés, les catalogues. | Possible sans outils ni connaissances techniques. | Coupe de bandes ou coupe de particules |
| 1 | 2 | Recommandé pour les supports de données contenant des données internes, par ex. pour la communication interne à l'entreprise. | Avec des outils et un temps d'utilisation spécial. | Coupe de bandes ou coupe de particules |
| 1/2 | 3 | Recommandé pour les supports de données contenant des données sensibles et confidentielles, telles que les évaluations de chiffre d'affaires, les dossiers fiscaux, les données personnelles. | Possible uniquement avec un effort considérable en termes de personnes, d'outils et de temps. | Coupe de bandes ou coupe de particules |
| 2,3 | 4 | Recommandé pour les supports de données contenant des données sensibles et confidentielles, telles que les bilans, les feuilles de paie, les contrats de travail, les dossiers de personnel. | Uniquement possible avec l'utilisation d'installations commerciales et de constructions spéciales. | Coupe en particules |
| 2,3 | 5 | Recommandé pour les supports de données contenant des données à conserver en secret, par exemple des analyses de concurrence, des dossiers de processus, des documents de recherche. | Peu probable en fonction de l'état de la technique. | Coupe en particules |
| 3 | 6 | Recommandé pour les supports de données avec des données à conserver en secret lorsqu'il est nécessaire de respecter des mesures de sécurité exceptionnellement élevées, par exemple des brevets, des plans de construction. | Impossible en fonction de l'état de la technique. | Coupe en particules |
| 3 | 7 | Recommandé pour les supports de données avec des données strictement confidentielles, lorsque les mesures de sécurité les plus élevées doivent être respectées, par exemple les informations de service secret ou les informations militaires. | Impossible selon l'état de la technique et de la science. | Coupe en particules |
Afin de rendre la destruction des données plus efficace et plus rapide, les documents à déchiqueter doivent être séparés par niveau de sécurité. Si cela ne fonctionne pas, les documents doivent être détruits selon le niveau de sécurité supérieur. Ainsi, vous éviterez de déchiqueter de manière insuffisante les documents.
Coupe de bande pour des niveaux de sécurité faibles.
La découpe des particules convient à tous les niveaux de sécurité.
Classification du matériau
En règle générale, les données sensibles ne se trouvent pas seulement sur papier, mais également sur un grand nombre de supports différents. Il convient de veiller à ce que la norme DIN 33699-1 soit respectée. Les déchiqueteuses qui peuvent détruire les supports de données correspondants sont identifiées par une lettre selon laquelle le niveau de sécurité suit. Par exemple O-1.
| Abréviation | Affichage des informations | Exemples |
|---|---|---|
| P | Taille originale | Papier, film, formes d'impression |
| F | Forme réduite | Microfilm, film |
| O | Supports de données optiques | CD, DVD |
| J | Supports magnétiques | Cartes d'identification, disquettes |
| H | Disques durs avec disque magnétique | |
| E | Supports de données électroniques | Clés USB, cartes à puce, disques semi-conducteurs, cartes mémoire |
La densité de stockage ou la taille de la représentation des informations dépendent du type de support. Par exemple, il y a relativement peu d'informations sur une feuille de papier. En comparaison, les cartes à puce avec leurs cellules de mémoire ou les CD avec leurs pistes de données enregistrent beaucoup plus de données sur une surface plus petite. Afin de détruire efficacement les données, les particules de matériau découpées par le destructeur de documents doivent présenter une faible densité de mémoire pour éviter une reconstruction. La classification des matériaux et le niveau de sécurité permettent de déterminer la taille des particules. Par exemple :
| nombre paliers de sécurité | P (taille originale) | O (support optique) | H (disques durs avec support magnétique) |
|---|---|---|---|
| 1 | Surface de particules de matériau max. 2 000 m² ou largeur de bande max. 12 mm | Surface de particules de matériau max. 2 000 mm² | Disque dur mécaniquement/électroniquement inutilisable |
| 2 | Surface en particules de 800 mm max² . Ou largeur de bande max. 6 mm | Surface de particules de matériau max. 800 mm² | Disque endommagé |
| 3 | Surface de particules max. 320 mm² ou largeur de bande max. 2 mm | Surface de particules de matériau max. 160 mm² | Disque déformé |
| 4 | Surface de particules de matériau max. 160 mm² | Surface de particules max. 30 mm² | Disque plus divisé et déformé et surface de particules de 2 000 mm max² |
| 5 | Surface de particules de 30 mm max² | Surface de particules de matériau max. 10 mm² | Le disque est divisé et déformé plus et la surface de particules de matériau max. 320 mm² |
| 6 | Surface de particules de matériau max. 10 mm² | Surface de particules de matériau max. 5 mm² | Le disque est divisé et déformable plus et la surface de particules de matériau max. 10 mm² |
| 7 | Surface de particules de matériau max. 5 mm² | Surface de particules de matériau max. 0,2 mm² | Le disque est divisé et déformable plus et la surface de particules de matériau max. 5 mm² |
DSREC (règlement de base sur la protection des données)
Le règlement de base européen sur la protection des données interdit en principe le traitement des données personnelles des clients et des employés, c'est-à-dire leur stockage et leur traitement. En l'absence d'une exception légale expressément autorisée pour l'utilisation des données, les données collectées doivent être détruites ou effacées. Ces opérations doivent être documentées en interne. En ce qui concerne les conditions générales de destruction des dossiers, le DSREC se réfère à la norme DIN 66399.
BDSG (loi fédérale sur la protection des données)
La loi fédérale sur la protection des données définit la suppression des données comme étant la « non-identification des données personnelles enregistrées » (§3, paragraphe 4, point 5). La loi fédérale sur la protection des données ne prescrit pas comment le processus de non-conformité doit être effectué. §Toutefois, 9 et §11 règlent les mesures techniques et organisationnelles ainsi que les conditions générales à respecter lors de la désignation de tiers pour la collecte de données.
Périodes de conservation
Le broyeur ne doit pas être utilisé tant que les périodes de stockage prescrites n'ont pas expiré. Cela vaut non seulement pour les entreprises, mais aussi, dans certains cas, pour les particuliers. En règle générale, les délais pour les entreprises sont§§§ indiqués dans le code de commerce (238, 257 et 325 HGB) et dans le code de la taxe (147 AO):
- Six ans sont destinés à conserver des lettres de commerce, des documents commerciaux et des documents d'importance commerciale et fiscale.
- Dix ans de conservation s'appliquent, par exemple, aux livres de commerce, aux inventaires, aux comptes d'ouverture, aux rapports de gestion, aux comptes consolidés, aux comptes d'entrée et de sortie et aux documents comptables.
- Les particuliers sont tenus de supprimer les factures et les pièces justificatives relatives aux prestations taxables pendant deux ans. Il s'agit en particulier de documents concernant les services de construction et d'artisanat sur son propre terrain ou à la maison.
Quels sont les documents à déchiqueter ?
Il est important de noter que les employés qui se trouvent dans le bureau ne sont pas les seuls à déchiqueter des documents. Cette possibilité doit également être offerte dans le Home Office. Ici, un destructeur de documents ou un destructeur de documents avec petit récipient collecteur suffit. Le niveau de sécurité est également important.
Destructeur de documents : was important?
Pour trouver le bon broyeur, il est important de respecter les caractéristiques techniques en plus de respecter les caractéristiques de sécurité.
Puissance tranchante :
En fonction de la quantité de supports de données à détruire, il est possible de déchiqueter plusieurs feuilles en même temps, en particulier pour les documents papier. Jusqu'à huit feuilles sont possibles pour de nombreux appareils.
Bac de récupération
En fonction de la quantité, la taille du récipient collecteur qui capture les pilles de support de données est également fonction de la quantité. Le récipient doit avoir une taille suffisante pour éviter de le vider trop souvent. Pour les particuliers ou les petits bureaux qui ne déchiquent que de temps en temps, de petits bacs de collecte de 4 ou 7 litres suffisent. Les bureaux de grande taille, où le déchiqueter est utilisé quotidiennement par plusieurs personnes, préfèrent utiliser un appareil avec un récipient collecteur de 100 ou 120 litres.
Type de support de données :
Quels supports de données doivent être détruits ? S'agit-il uniquement de formats papier ou de CD, DVD ou cartes de crédit ? Pour cela, il existe des déchiqueteuses combinées qui peuvent traiter différents supports.
En outre, certains déchiquetés papier peuvent détruire les agrafes ou les trombones, de sorte que les papiers agrafés ne doivent pas être séparés par des difficultés.
Type de coupe :
Les déchiqueteuses avec niveaux de sécurité 1, 2 et 3 utilisent généralement la coupe en bandes où le papier est découpé en bandes longues et étroites. Les bandes ont une largeur d'environ 7 mm. La puissance de coupe est plus élevée pour les appareils à bandes découpées que pour les appareils à particules. Vous détruisez les supports de données en moins de temps.
Lors de la coupe des particules ou de la coupe transversale, le disque est découpé longitudinalement et transversalement, ce qui crée de petites particules. La taille des particules dépend du niveau de sécurité dans lequel le destructeur de documents est classé. En règle générale, cette forme de destruction est considérée comme sûre et convient pour les documents à haut niveau de confidentialité (niveaux de sécurité 3 à 7).
Niveau de bruit:
Le niveau sonore des destructeur de documents ne doit pas être sous-estimé et peut atteindre le volume d'un aspirateur sur certains appareils. Cela perturbe les autres collègues - en particulier lorsqu'il y a beaucoup de déchiquetés. C'est pourquoi un appareil silencieux de 50 dB est recommandé dans les grands bureaux.
Entretien : faut-il huiler les déchiqueuses ?
Les deux rouleaux de coupe qui tournent mécaniquement l'un contre l'autre s'usent avec le temps, même lorsque les déchiqueteuses tournent régulièrement. Dès que l'appareil émet un bruit inhabituel, il doit être rehuilé. En cas d'utilisation régulière de l'appareil, une fois par semaine, l'huile est suffisante. Lors de la découpe des particules, un nettoyage régulier avec de l'huile est particulièrement recommandé. Ainsi, les particules qui se sont coincer dans les rouleaux de coupe peuvent être enlevées.
Vous pourrez choisir parmi un certain nombre de produits, tels que du papier et de l'huile provenant de la bouteille.
Papier à huile : ce papier au format DIN A4 est placé dans le destructeur de documents comme un papier ordinaire et est broyé par les rouleaux de coupe. Le découpage libère l'huile et lubrifie les rouleaux de coupe de manière uniforme. Certains fabricants recommandent d'insérer la marche arrière de l'destructeur après le déchiqueteur du papier d'huile afin de mieux répartir l'huile.
Cependant, le papier d'huile ne peut être utilisé que si les rouleaux de coupe ne sont pas encore obstrués.
Huile : si vous utilisez de l'huile provenant de la bouteille, vous aurez besoin d'une main tranquille et d'une certaine expérience. Trop d'huile peut endommager l'appareil, trop peu d'huile ne contribue pas à l'usure. Conseil : appliquez l'huile sur une feuille de papier ordinaire et utilisez-la comme un papier d'huile. Cela garantit un film d'huile uniforme sur les rouleaux de coupe.